Wiele procesów, których niegdyś dokonywaliśmy wyłącznie ręcznie, obecnie uległo komputeryzacji. Jest to bardzo wygodne – dla przedsiębiorców i nie tylko, ponieważ niektóre działania mogą odbyć się znacznie szybciej z wykorzystaniem informatyki, niż w standardowej formule. Systemy informatyczne różnego rodzaju są bardzo szeroko wykorzystywane, również w obszarze rekrutacji. Na co powinniśmy zwrócić uwagę, przenosząc działania HR do różnorodnych oprogramowań?
Procesy HR ze wsparciem informatyki
Możliwości, jakie daje nam obecnie dostępny postęp technologiczny, są naprawdę ogromne i imponujące. Choć niektórzy mają problem z odnalezieniem się w świecie nowych technologii, dla wielu jest to chleb powszedni i obiekt zainteresowań. Wiele firm przy przeprowadzaniu procesów rekrutacyjnych wykorzystuje systemy informatyczne HR. Takie dedykowane oprogramowanie może znacząco ułatwić nam pracę. Wybierając programy, które będziemy stosować, powinniśmy kierować się obiektywnie istotnymi czynnikami. Jednym z najważniejszych jest bezpieczeństwo danych osobowych. Obecne regulacje prawne nakładają na nas obowiązek należytego zabezpieczania danych, a zatem powinniśmy upewnić się, że systemy, z których korzystamy, lub dopiero będziemy korzystać, zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Dane są wartościowymi informacjami, które ktoś może próbować wykorzystać do własnych, niekoniecznie szlachetnych celów. To dlatego powinny być one pod ścisłą kontrolą. Innym ważnym aspektem oprogramowania jest oczywiście jego funkcjonalność, w co wlicza się także intuicyjność interfejsu. Programy nieskomplikowane są prostsze w obsłudze – wynika to z zasad logiki. Dostępne funkcjonalności powinny natomiast spełniać nasze oczekiwania, czyli umożliwiać dokonywanie działań, które są nam niezbędne. Zanim podejmiemy decyzję o tym, z jakiego oprogramowania będziemy korzystać, powinniśmy dokładnie przeanalizować powyższe aspekty. Jeśli program będzie taki, jakiego oczekujemy, praca naprawdę może być łatwiejsza.
Procesy rekrutacyjne nie są zbytnio skomplikowane, ale nieraz w czasie ich trwania przetwarza się ogromne ilości danych. Przykładem może być choćby poszukiwanie pracowników do firmy. Aplikacji może być całe mnóstwo, a pracownicy działu HR muszą to wszystko jakoś uporządkować, zorganizować rozmowy i skontaktować się z kandydatami. W późniejszych etapach, w czasie zatrudnienia, pracodawca jest natomiast zobowiązany do prowadzenia odpowiedniej dokumentacji. Program firmowy musi zatem dawać możliwość wypełniania obowiązków.